一文は40〜60文字を目安に

読みやすい文章の最大公約数は、一文の短さです。新聞記事は1文平均40〜50文字、Webメディアでは50〜60文字が読みやすさの目安とされています。書いてみてこれを大きく超えるなら、ほぼ確実に2文に分割できます。

Before：弊社では新サービスのリリースに向けて社内体制を整えており、各部署の担当者を集めた連絡会も先週から週次で開催しているのですが、まだ最終的なリリース日については確定しておらず、来月中にはお伝えできるかと思います。
（103文字）

After：弊社では新サービスのリリースに向け、社内体制を整えています。先週からは各部署の担当者による連絡会を週次で開催中です。最終的なリリース日は未定ですが、来月中にはお伝えできる見込みです。
（39+27+30文字）

主語と述語をそろえる

長文がうまく分割できないときは、たいてい 主語と述語が遠く離れている か、主語が途中で切り替わっている のが原因です。主語のすぐ後ろに述語を置くと、文の骨格が見えやすくなります。

Before：今回の件は、当方としても先方からの連絡を待っている状態であり、こちらから動くことが難しいというのが現状認識です。

After：当方は、現在先方からの連絡を待っている状態です。こちらから動くのは難しいというのが現状認識です。

長い修飾語は前に出す

修飾語が長くなるときは、前に出して「、」で区切ると読みやすくなります。文末の名詞にずらずらと修飾語が連なる文は、最後まで読まないと意味が取れません。

Before：前回の打ち合わせで〇〇様からご指摘いただいた価格設定の妥当性に関する課題

After：価格設定の妥当性については、前回〇〇様からご指摘をいただきました。

接続詞を減らす・正しく使う

「そして」「また」「なお」を多用すると、論理の関係が曖昧になります。接続詞を減らすと、文と文の関係性が 順接（だから）・逆接（しかし）・並列（また） のいずれかに自然に整理されます。

特に注意したいのは「ですので」「なので」を文頭で使う書き言葉です。フォーマルな文書では「したがって」「そのため」「ついては」を使います。

重複表現と冗長な言い回しを削る

同じ意味を別の言葉で繰り返す「重複表現」は、自分では気づきにくい癖です。代表例を挙げます。

  • ×「まず最初に」 → ○「まず」または「最初に」
  • ×「〜することが可能です」 → ○「〜できます」
  • ×「〜という形で」 → ○ 多くの場合、削除可能
  • ×「〜について検討させていただいております」 → ○「〜を検討しております」
  • ×「〜することができないことはない」 → ○「〜できます」
  • ×「過去の経験から」 → ○「経験から」

削っても意味が変わらない言葉は、たいてい削った方が伝わります。

短く書くのは「直す」段階の作業

最初から短い文を書こうとすると、思考が止まります。まずは長くても全部書いてしまい、後から削るのが現実的なアプローチです。書いた直後の自分の文章は冗長に見えにくいので、AIに通して客観的に短くしてもらうのも有効です。コトバみがきの「短くする」モードでは、原文の意味を保ったまま、削れる箇所を自動で削った版を提示します。書いた直後の文章をひと通り通すだけで、削れる癖が見えてくるはずです。